Was ist TCO (Total Cost of Ownership) und wie profitieren Sie davon?

Was ist TCO?

Viele Unternehmen verwenden das Modell der Gesamtkostenbetrachtung, um Kaufentscheidungen und Verhandlungen sowohl aus Kunden- als auch aus Lieferantensicht zu unterstützen. TCO ermöglicht es Ihnen, tiefer als den Kaufpreis zu blicken, wenn Sie entscheiden, ob Sie kaufen sollen.

Im Kern ist TCO ein Verfahren, das alle mit einem Vermögenswert verbundenen Kosten schätzt. Dies umfasst nicht nur Anschaffungskosten, sondern alle direkten und indirekten Kosten während des gesamten Lebenszyklus des Vermögenswerts, wie Montage, Produktion, Lagerung, Vertrieb, Verwaltung und mehr.

Die Schätzung der TCO hilft Ihnen, bekannte Kostentreiber sowie versteckte Kosten zu identifizieren – bevor Sie die Entscheidung zur Investition treffen.

Die Geschichte von TCO

Verschiedene TCO-Verfahren sind mindestens seit dem 20. Jahrhundert dokumentiert. Das heutige Verständnis von TCO geht jedoch auf das Jahr 1987 zurück, als das Beratungsunternehmen Gartner Group den Ansatz der Gesamtkostenbetrachtung entwickelte und förderte, um die Kosten für IT-Infrastrukturen zu bewerten. Seither wurde das Konzept TCO weltweit anerkannt und übernommen.

Viele verschiedene Methoden und Software-Tools wurden entwickelt, um TCO in einer Vielzahl von Kontexten und Branchen zu analysieren. Unabhängig von der Methode oder der Anwendung ist das Ziel von TCO immer, die tatsächlichen Kosten des Erwerbs eines Vermögenswerts zu verstehen.

Die konkreten Vorteile von TCO

TCO hilft Ihnen, Zeit und Arbeitskosten auf folgende Weise zu sparen:

• TCO erleichtert es, verschiedene Lieferanten zu vergleichen. Mit einem TCO-basierten Lieferantenbewertungssystem können Sie die Leistung verschiedener Lieferanten messen, bewerten und entscheiden, welcher am besten geeignet ist.
• TCO hilft, Optimierungspotenziale zu identifizieren. TCO verbessert die Transparenz der Ursache-Wirkungs-Kette und kann so potenzielle Optimierungsbereiche aufdecken.
• TCO erhöht das Kostenverständnis im gesamten Unternehmen. Die Aufschlüsselung der Kosten und die Weitergabe der Informationen an die Mitarbeiter ermöglicht es ihnen, Kostenoptimierung zu verstehen.
• TCO hilft bei der Entscheidung, ob man selbst produziert oder kauft. Die Bewertung der Gesamtkostenbetrachtung ist entscheidend, um eine rationale Entscheidung bei Make-or-Buy-Entscheidungen zu treffen.
• TCO hilft, die wirtschaftliche Bestellmenge zu definieren. TCO-Berechnungen geben Ihnen die Grundlage für eine Bewertung der wirtschaftlichen Bestellmenge (EOQ), die es Ihnen ermöglicht, die Gesamtkosten des Inventars zu minimieren.

Die immateriellen Vorteile von TCO

TCO erhöht die organisatorische Transparenz und Verantwortung auf folgende Weise:

• TCO verbessert die interne Unternehmenskommunikation. Sie können Entscheidungen auf konsistenten Datensätzen und klarer Argumentation basieren, was Konflikte und Verwirrung unter den Mitarbeitern und dem Management reduziert.
• TCO stärkt den Verhandlungsprozess. Bei Verhandlungen mit Lieferanten können Sie Ihre Position mit den Ergebnissen der Gesamtkostenbetrachtung untermauern.
• TCO ist nützlich für Produktentwicklung und Vertrieb. Erwägen Sie, ein Produkt herzustellen/zu verkaufen? Nehmen Sie eine TCO-Perspektive aus der Sicht potenzieller Kunden ein, um zu sehen, wo Sie im Vergleich zur Konkurrenz stehen.

Aufschlüsselung von TCO: Die 6 Kostenkategorien und Kostenelemente

Es gibt zwei Ebenen bei der Berechnung der Gesamtkostenbetrachtung: Kostenkategorien und Kostenelemente (auch als Kostentreiber bekannt). Je nach Fall haben Sie unterschiedliche Kostenkategorien und Kostenelemente und können diese Ebenen unterschiedlich strukturieren. Unten finden Sie eine Liste der gängigen Kostenkategorien. Die meisten Kostenelemente passen in eine oder mehrere dieser Kategorien.

Es gibt 6 Kostenkategorien zur Berechnung von TCO, laut Ellram und Siferd (1993):

Probleme bei der Implementierung von TCO

Obwohl TCO in nahezu jeder Situation enorme Vorteile bietet, kann es bei der Implementierung des Konzepts Probleme geben, insbesondere wenn es den Menschen in Ihrer Organisation fremd ist.

Übernehmen eines Gesamtkostenmodells von einem anderen Unternehmen

Das Hauptproblem tritt auf, wenn ein Unternehmen versucht, ein TCO-Modell von einer anderen Organisation zu kopieren. Dies ist zum Scheitern verurteilt, da viele komplexe Faktoren in eine ordnungsgemässe TCO-Bewertung einfliessen. Keine zwei Situationen sind gleich, und individuelle Umstände müssen bei TCO immer berücksichtigt werden. Einfach ein Modell von einem anderen Unternehmen zu übernehmen, ist daher nicht effektiv. Deshalb haben wir hier bewusst kein Beispiel für ein TCO-Modell aufgenommen.

Andere potenzielle Probleme

Es gibt weitere Probleme, die bei der Einführung von TCO in einem Unternehmen auftreten können. Mitarbeiter müssen geschult und trainiert werden, interne Betriebsprozesse müssen möglicherweise geändert werden, und es kann zu Konflikten innerhalb der bestehenden Unternehmenskultur kommen.

Ein Mangel an Datenquellen und -systemen, die helfen, die Kostenelemente zu bestimmen, ist ein weiteres häufiges Hindernis für die effektive Nutzung von TCO. Schließlich kann auch die Zeit, die für die Durchführung der Gesamtkostenbetrachtung benötigt wird, ein Problem darstellen.

Trotz dieser Probleme sind wir überzeugt, dass TCO ein wichtiger Bestandteil des Entscheidungsprozesses ist. Es sollten Anstrengungen unternommen werden, um die mit der Implementierung von TCO verbundenen Probleme zu mildern, damit Ihr Unternehmen von seinen Vorteilen profitieren kann.

• Quellen: Ellram, L. M., & Siferd, S. P. (1993). Purchasing: The Cornerstone of the Total Cost of Ownership Concept.