Vad är TCO (Total Cost of Ownership) och hur drar du nytta av det?

Vad är TCO?

Många företag använder modellen för totalkostnad för ägande för att stödja köpbeslut och förhandlingar, både ur kundens och leverantörens perspektiv. TCO låter dig titta djupare än inköpspriset när du bestämmer dig för om du ska köpa.

I grunden är TCO en procedur som uppskattar alla kostnader som är förknippade med en tillgång. Detta inkluderar inte bara anskaffningskostnader, utan varje direkt och indirekt kostnad under tillgångens livscykel, såsom montering, produktion, lagerhållning, distribution, administration och mer.

Att uppskatta TCO hjälper dig att identifiera kända kostnadsdrivare samt dolda kostnader – innan du fattar beslutet att investera.

Historien om TCO

Olika TCO-procedurer har dokumenterats sedan åtminstone 1900-talet. Men dagens förståelse av TCO går tillbaka till 1987, när konsultföretaget Gartner Group utvecklade och främjade tillvägagångssättet för totalkostnad för ägande för att bedöma kostnader för IT-infrastruktur. Under de decennier som följt har TCO godkänts och antagits globalt.

Många olika metoder och mjukvaruverktyg har utvecklats för att analysera TCO i en mängd olika sammanhang och industrier. Oavsett metod eller tillämpning är målet med TCO alltid att förstå de verkliga kostnaderna för att förvärva en tillgång.

De påtagliga fördelarna med TCO

TCO hjälper dig att spara tid och arbetskostnader på följande sätt:

• TCO gör det enklare att jämföra olika leverantörer. Med ett TCO-baserat leverantörsutvärderingssystem kan du mäta och utvärdera olika leverantörers prestationer och bestämma vilken som passar bäst.
• TCO hjälper till att identifiera optimeringspotential. TCO förbättrar transparensen i orsak-och-verkan-kedjan och kan därmed avslöja potentiella områden för optimering.
• TCO ökar kostnadsförståelsen i hela företaget. Att bryta ner kostnaderna och dela informationen med anställda gör att de kan förstå kostnadsoptimering.
• TCO hjälper till att besluta om att tillverka eller köpa. Att utvärdera totalkostnaden för ägande är avgörande för att fatta ett rationellt val när det gäller beslut om att tillverka eller köpa.
• TCO hjälper till att definiera den ekonomiska orderkvantiteten. TCO-beräkningar ger dig grunden för en utvärdering av ekonomisk orderkvantitet (EOQ), vilket gör att du kan minimera de totala kostnaderna för lager.

De immateriella fördelarna med TCO

TCO ökar organisatorisk transparens och ansvar på följande sätt:

• TCO förbättrar intern företagskommunikation. Du kan basera beslut på konsekventa datamängder och tydliga resonemang, vilket minskar konflikter och förvirring bland anställda och ledning.
• TCO stärker förhandlingsprocessen. När du förhandlar med leverantörer kan du stödja din position med resultat från utvärderingen av totalkostnaden för ägande.
• TCO är användbart för produktutveckling och försäljning. Överväger du att tillverka/sälja en produkt? Ta ett TCO-perspektiv ur potentiella kunders synvinkel för att se var du står bland konkurrenterna.

Bryta ner TCO: De 6 kostnadskategorierna och kostnadselementen

Det finns två nivåer när man beräknar totalkostnaden för ägande: kostnadskategorier och kostnadselement (även kända som kostnadsdrivare). Beroende på det aktuella fallet kommer du att ha olika kostnadskategorier och kostnadselement och du kan strukturera dessa nivåer på olika sätt. Nedan hittar du en lista över vanliga kostnadskategorier. De flesta kostnadselement kommer att passa in i en eller flera av dessa kategorier.

Det finns 6 kostnadskategorier för att beräkna TCO, enligt Ellram och Siferd (1993):

Problem med att implementera TCO

Även om TCO erbjuder enorma fördelar i nästan alla situationer kan det finnas problem med att implementera konceptet, särskilt om det är främmande för människorna inom din organisation.

Kopiera en modell för totalkostnad för ägande från ett annat företag

Det största problemet uppstår när ett företag försöker kopiera en TCO-modell från en annan organisation. Detta är dömt att misslyckas på grund av de många komplexa faktorer som ingår i en korrekt TCO-utvärdering. Inga två situationer är desamma, och individuella omständigheter måste alltid beaktas med TCO. Att helt enkelt kopiera en modell från ett annat företag är därför inte effektivt. Det är därför vi inte har inkluderat en exempelmodell för TCO här.

Andra potentiella problem

Det finns andra problem som kan uppstå när man introducerar TCO i ett företag. Anställda måste bli utbildade och tränade, interna operativa processer kan behöva ändras, och konflikter inom den befintliga företagskulturen kan uppstå.

En brist på datakällor och system för att hjälpa till att bestämma kostnadselementen är ett annat vanligt hinder för att använda TCO effektivt. Slutligen kan den tid det tar att slutföra utvärderingen av totalkostnaden för ägande också vara ett problem.

Trots dessa problem tror vi att TCO är en viktig del av beslutsprocessen. Ansträngningar bör göras för att mildra problemen med att implementera TCO så att ditt företag kan dra nytta av dess fördelar.

• Källor: Ellram, L. M., & Siferd, S. P. (1993). Purchasing: The Cornerstone of the Total Cost of Ownership Concept.