Wat is Total Cost of Ownership (TCO) en wat levert het jou op?

Wat is TCO?

Veel bedrijven maken gebruik van het total cost of ownership-model (TCO) om aankoopbeslissingen en onderhandelingen te ondersteunen, zowel vanuit het klant- als leveranciersperspectief. TCO helpt je om verder te kijken dan alleen de aankoopprijs en geeft inzicht in de totale kosten gedurende de levenscyclus van een product of dienst.

TCO brengt alle kosten in kaart, van aanschaf tot gebruik en onderhoud. Dit omvat niet alleen de aanschafkosten, maar ook alle directe en indirecte kosten gedurende de levenscyclus van het bezit, zoals assemblage, productie, opslag, distributie, administratie en meer.

Door de TCO te berekenen, kun je zowel bekende kostenfactoren als verborgen kosten identificeren, nog voordat je besluit te investeren.

De geschiedenis van TCO

TCO-methoden zijn al sinds de 20e eeuw gedocumenteerd. De huidige visie op TCO komt echter uit 1987, toen het adviesbureau Gartner Group het TCO model ontwikkelde om kosten voor IT-infrastructuur te analyseren. Sindsdien is TCO wereldwijd geaccepteerd en wordt het in diverse sectoren toegepast.

Er zijn verschillende methoden en softwaretools ontwikkeld om TCO te berekenen in diverse sectoren en situaties. Wat de methode of toepassing ook is, het doel blijft hetzelfde: de werkelijke kosten van een bezit begrijpen.

Concrete voordelen van TCO

TCO helpt je tijd en arbeidskosten te besparen op de volgende manieren:

• TCO maakt het eenvoudiger om leveranciers te vergelijken. Met een op TCO gebaseerd leveranciersbeoordelingssysteem kun je prestaties van verschillende leveranciers meten en evalueren, zodat je de beste keuze kunt maken.
• TCO helpt om optimalisatiepotentieel te identificeren. TCO verbetert de transparantie van de oorzaak-gevolgketen, waardoor je kansen voor optimalisatie makkelijker kan herkennen.
• TCO vergroot het kostenbewustzijn binnen het hele bedrijf. Door kosten op te splitsen en deze met medewerkers te delen, wordt duidelijk hoe kostenoptimalisatie werkt.
• TCO ondersteunt bij het maken van de keuze om zelf te gaan produceren of juist in te kopen. Het beoordelen van de total cost of ownership is belangrijk bij het maken van een goede beslissing als het gaat over maken of kopen.
• TCO helpt bij het bepalen van de economische bestelhoeveelheid. Met TCO-berekeningen kun je de basis leggen voor het berekenen van de economische bestelhoeveelheid (EOQ), wat je helpt de totale voorraadkosten te minimaliseren.

Strategische voordelen van TCO

TCO verhoogt de transparantie en verantwoordelijkheid binnen de organisatie op de volgende manieren:

• TCO verbetert de interne communicatie. Door beslissingen te baseren op consistente gegevens en heldere redeneringen, worden conflicten en verwarring tussen medewerkers en management verminderd.
• TCO versterkt het onderhandelingsproces. Bij onderhandelingen met leveranciers kun je je standpunt onderbouwen met de resultaten van de TCO-evaluatie.
• TCO is waardevol voor productontwikkeling en verkoop. Overweeg je een product te produceren of te verkopen? Neem dan de TCO-benadering vanuit het perspectief van potentiële klanten om te zien hoe jij je verhoudt tot je concurrentie.

TCO in de praktijk: de kostencategorieën en kostenelementen

Bij het berekenen van de totale eigendomskosten werken we met twee niveaus: kostencategorieën en kostenelementen (ook wel kostenfactoren genoemd). Afhankelijk van de situatie kunnen de kostencategorieën en kostenelementen variëren, en je kunt deze niveaus op verschillende manieren structureren. Hieronder zie je een lijst met veelvoorkomende kostencategorieën, waarin de meeste kostenelementen passen.

Volgens Ellram en Siferd (1993) zijn er 6 kostencategorieën voor het berekenen van TCO:

Problemen bij het implementeren van TCO

Hoewel TCO aanzienlijke voordelen biedt in bijna elke situatie, kunnen er problemen ontstaan bij de implementatie, vooral wanneer het concept onbekend is binnen je organisatie.

Een TCO-model kopiëren van een ander bedrijf

Het grootste probleem ontstaat wanneer een bedrijf probeert een TCO-model van een andere organisatie over te nemen. Dit zal vrijwel altijd mislukken door de vele complexe factoren die een juiste TCO-evaluatie vereisen. Elke situatie is anders en de specifieke omstandigheden moeten altijd in de overwegingen worden genomen. Het simpelweg overnemen van een model is daarom niet effectief. Dat is de reden dat we hier geen voorbeeld-TCO-model laten zien.

Andere mogelijke problemen

Er kunnen ook andere problemen ontstaan bij het invoeren van TCO in een bedrijf. Medewerkers moeten worden opgeleid en getraind, interne processen moeten misschien worden aangepast en er kan weerstand ontstaan vanuit de bedrijfscultuur.

Een gebrek aan gegevens en systemen om de kosten te bepalen is een andere veelvoorkomende uitdaging bij het effectief gebruiken van TCO. Daarnaast kan de tijd die nodig is om de total cost of ownership te evalueren een probleem zijn als deze niet beschikbaar is.

Ondanks deze uitdagingen blijft TCO voor ons een belangrijk onderdeel van het besluitvormingsproces. Het is belangrijk om de problemen bij de implementatie te minimaliseren, zodat je bedrijf optimaal van de voordelen van TCO kan profiteren.

• Bronnen: Ellram, L. M., & Siferd, S. P. (1993). Purchasing: The Cornerstone of the Total Cost of Ownership Concept.