Tổng chi phí sở hữu (TCO) và những lợi ích mang lại là gì?

TCO là gì?

Nhiều công ty áp dụng mô hình Tổng Chi Phí Sở Hữu để hỗ trợ trong việc ra quyết định thu mua và đàm phán, từ cả hai phía khách hàng và nhà cung cấp. TCO giúp bạn nhìn nhận sâu hơn về giá cả khi cân nhắc có nên thực hiện giao dịch hay không.

Về bản chất, TCO là quy trình ước tính tất cả các chi phí liên quan đến một tài sản. Điều này không chỉ bao gồm chi phí mua sắm mà còn tất cả các chi phí trực tiếp và gián tiếp trong suốt vòng đời của tài sản, như lắp ráp, sản xuất, lưu kho, phân phối, quản lý và nhiều yếu tố khác.

Việc ước tính TCO giúp bạn xác định các yếu tố chi phí đã biết cũng như các chi phí ẩn - trước khi đưa ra quyết định đầu tư.

Lịch sử của TCO

Các quy trình liên quan đến TCO đã được ghi nhận từ thế kỷ 20. Tuy nhiên, hiểu biết hiện nay về TCO bắt nguồn từ năm 1987, khi công ty tư vấn Gartner Group phát triển và đề xuất phương pháp Tổng Chi Phí Sở Hữu để đánh giá chi phí cho cơ sở hạ tầng CNTT. Trong nhiều thập kỷ qua, TCO đã được chấp nhận và áp dụng rộng rãi trên toàn cầu.

Nhiều phương pháp và công cụ phần mềm đã được phát triển để phân tích TCO trong các bối cảnh và ngành công nghiệp khác nhau. Dù là phương pháp hay ứng dụng nào, mục tiêu của TCO luôn là giúp hiểu rõ chi phí thực sự của việc sở hữu một tài sản.

Lợi ích hữu hình của TCO

TCO giúp tiết kiệm thời gian và chi phí lao động thông qua các cách sau:

• TCO giúp việc so sánh các nhà cung cấp trở nên dễ dàng hơn. Với hệ thống đánh giá nhà cung cấp dựa trên TCO, bạn có thể đo lường và đánh giá hiệu suất của các nhà cung cấp khác nhau, từ đó quyết định ai là nhà cung cấp phù hợp nhất.
• TCO cũng giúp xác định tiềm năng tối ưu bằng cách cải thiện tính minh bạch của chuỗi nguyên nhân và kết quả, giúp tìm ra các bộ phận có thể tối ưu hóa.
• TCO giúp nâng cao hiểu biết về chi phí trong toàn công ty. Phân tích chi phí và chia sẻ thông tin với nhân viên giúp họ hiểu rõ hơn về việc tối ưu hóa chi phí.
• TCO hỗ trợ trong việc quyết định giữa sản xuất và mua sắm. Đánh giá tổng chi phí sở hữu là cần thiết để đưa ra quyết định hợp lý trong tình huống này.
• TCO giúp xác định số lượng đặt hàng kinh tế. Các tính toán TCO cung cấp cơ sở để đánh giá số lượng đặt hàng tối ưu (EOQ), giúp giảm thiểu tổng chi phí tồn kho.

Lợi ích vô hình của TCO

TCO tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm tổ chức theo các cách sau:

• TCO giúp cải thiện giao tiếp trong nội bộ công ty. Bằng cách dựa vào các tập dữ liệu nhất quán và lập luận rõ ràng, bạn có thể đưa ra quyết địnđịnh, giảm thiểu xung đột và nhầm lẫn giữa nhân viên và quản lý.
• TCO cũng giúp tăng cường quá trình đàm phán. Khi đàm phán với các nhà cung cấp, bạn có thể củng cố vị thế của mình bằng cách sử dụng kết quả từ đánh giá tổng chi phí sở hữu.
• Ngoài ra, TCO rất hữu ích trong việc phát triển sản phẩm và bán hàng. Nếu bạn đang xem xét việc sản xuất hoặc bán một sản phẩm, hãy nhìn nhận từ góc độ TCO theo quan điểm của khách hàng tiềm năng để đánh giá vị thế của bạn so với đối thủ cạnh tranh.

Phân tích TCO: 6 loại chi phí và các yếu tố chi phí

Có hai cấp độ khi tính toán tổng chi phí sở hữu: phân loại chi phí và yếu tố chi phí (hay còn gọi là nhân tố chi phí). Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, bạn sẽ có các loại và yếu tố chi phí khác nhau, và có thể phân loại các cấp độ này theo nhiều cách khác nhau. Dưới đây là danh sách các loại chi phí phổ biến. Hầu hết các yếu tố chi phí sẽ thuộc về một hoặc nhiều loại này.

Theo Ellram và Siferd (1993), có 6 loại chi phí để tính toán TCO:

Vấn đề khi triển khai TCO

Mặc dù TCO mang lại nhiều lợi ích đáng kể trong hầu hết các tình huống, nhưng việc triển khai khái niệm này cũng gặp nhiều khó khăn, đặc biệt nếu đây là một khái niệm khá mới đối với nhân viên trong công ty bạn.

Sao chép mô hình tổng chi phí sở hữu từ công ty khác

Vấn đề chính xảy ra khi một công ty cố gắng sao chép mô hình TCO từ một tổ chức khác. Điều này thường dẫn đến thất bại do nhiều yếu tố phức tạp liên quan đến việc đánh giá TCO một cách chính xác. Không có hai tình huống nào giống nhau, và các hoàn cảnh cụ thể luôn cần được xem xét trong quá trình áp dụng TCO. Vì vậy, việc đơn giản sao chép mô hình từ công ty khác sẽ không hiệu quả. Đó là lý do chúng tôi không cung cấp một mẫu mô hình TCO ở đây.

Các vấn đề tiềm ẩn khác

Có nhiều vấn đề khác có thể phát sinh khi áp dụng TCO trong một công ty. Nhân viên cần được đào tạo và huấn luyện, quy trình hoạt động nội bộ có thể cần điều chỉnh, và xung đột với văn hóa doanh nghiệp hiện tại có thể xảy ra.

Một trở ngại phổ biến khác trong việc áp dụng TCO hiệu quả là thiếu hụt nguồn dữ liệu và hệ thống cần thiết để xác định các yếu tố chi phí. Cuối cùng, thời gian cần thiết để hoàn thành đánh giá tổng chi phí sở hữu cũng có thể là một vấn đề.

Mặc dù vẫn tồn tại những vấn đề trên, nhưng chúng tôi tin rằng TCO là một phần quan trọng trong quá trình ra quyết định. Chúng ta cần nỗ lực để giảm thiểu các vấn đề liên quan đến việc triển khai TCO, giúp công ty thu được lợi ích từ nó.

• Nguồn: Ellram, L. M., & Siferd, S. P. (1993). Purchasing: The Cornerstone of the Total Cost of Ownership Concept.