Pedidos externos

Anteriormente hemos descrito cómo el pedido interno de artículos desde la planta de producción al departamento de compras puede ocasionar una gran pérdida de tiempo, especialmente si se realiza sin conocimiento de los datos. A continuación veremos cómo se pierde tiempo en el proceso de pedido a proveedores externos a la hora de realizar nuevos pedidos de piezas C.

Compras acaba de recibir un pedido.

El departamento de compras acaba de recibir las tarjetas Kanban de las piezas C que se van a pedir para la producción. El comprador empieza a introducir la información de la tarjeta en el sistema ERP, a partir del cual se generará una orden de compra para el proveedor. Ya aquí hay demasiadas personas implicadas en el proceso. El mero hecho de hacer llegar las tarjetas al departamento de compras, pero también de pasar información entre departamentos sobre lo que hay que pedir, introducirla en los sistemas, dar información a las personas pertinentes y devolver las tarjetas Kanban a producción, todo ello lleva tiempo de muchos empleados diferentes.

Hay muchos procesos por los que debe pasar un pedido externo cuando se identifica la necesidad y hay que pedir el artículo con entrega al almacén. Estas son algunas acciones que pueden convertirse en una pérdida de tiempo si no se automatiza el proceso de pedido:

• Registrar la necesidad de un pedido (el tiempo que se dedica a anotar y entregar el pedido).
• El proceso de pedido de artículos entre departamentos (tiempo dedicado a informarse unos a otros).
• Pedir el artículo al proveedor (Entrada manual).
• Falta de visión general de la planificación, por ejemplo, cuándo llegará la mercancía (El control genera pérdidas de tiempo).

Al no tener en cuenta los datos pierdes el tiempo.

Otro factor de tiempo crítico es cuando llegan los pedidos. No conviene que el material llegue demasiado pronto, ya que los costes de inventario aumentarán por tener en stock material que no está previsto en la producción. Por otro lado, tampoco conviene que llegue demasiado tarde, ya que los retrasos pueden resultar costosos si la producción se paraliza. Se trata de calcular el plazo de entrega adecuado para sus productos, pero si lo hace sin conocer los datos, no podrá reaccionar ante las fluctuaciones del consumo y podría acabar teniendo demasiado o muy poco stock.

Pongamos un ejemplo:

Se da cuenta demasiado tarde de que la semana que viene habrá escasez de tornillos de cabeza hexagonal debido a una entrada de pedidos excepcionalmente alta. Aunque Compras hace el pedido en cuanto recibe las tarjetas Kanban de producción, necesita los artículos antes o se quedará sin stock. Al mismo tiempo, necesitan calcular el nuevo consumo en producción para no tener que volver a hacer un pedido (otra vez), pero ¿cuál es el nuevo consumo cuando no tienen la información necesaria?

Si el proceso de pedido se digitaliza, el propio sistema logístico calcula el consumo necesario y modifica el plazo de entrega en función del momento en que se alcanza el nuevo consumo mínimo, de forma automática. Los artículos sólo se envían desde el proveedor cuando se necesitan y en las cantidades correctas, lo que ayuda a eliminar las existencias muertas o las faltantes.

Suelta el control y aprovecha más el tiempo.

Otro reto supone la falta de una visión amplia de los datos porque existe un proceso manual para la gestión de pedidos externos. Entonces se pierde tiempo innecesariamente comprobando y comunicando a los demás cuándo llegarán las piezas C solicitadas. Es posible implementar sistemas logísticos que muestren visualmente cuándo llegará el artículo requerido a la línea de montaje, por ejemplo, con una solución de visualización que se actualiza continuamente con el estado del pedido y la fecha de entrega. Al dar a todos los empleados de la fábrica, el almacén, la cadena de suministro y el departamento de compras la misma información y al mismo tiempo, se optimiza el flujo de información a lo largo de todo el proceso de compras.

Infórmese sobre otras pérdidas de tiempo en las tareas de aprovisionamiento, reposición y almacenamiento de piezas C, como los pedidos internos, el proceso de reposición, el recuento del inventario y la rotura de stock.